Outlook: Mail zurückrufen – eine Anleitung

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Menschen mit nervösem Klickfinger kennen das Problem: Die E-Mail ist raus, und genau in dem Moment springt ein fehlender Anhang, ein peinlicher Schreibfehler oder gar ein falscher Empfänger ins Auge. In solchen Fällen kann Outlook helfen – holen Sie die Mail einfach zurück!

E-Mails sind eine wunderbare Form der Kommunikation, schnell und direkt, aber ohne den lästigen Druck, den Messenger oder Telefonate verbreiten. Allerdings haben E-Mails auch einen großen Nachteil: Sie verzeihen keine Fehler wie falsche Empfänger, unangemessene Ansprachen, Rechtschreibfehler und ähnliches. Im Management gilt die Regel Wer schreibt, der bleibt, weshalb es sinnvoll ist, bei E-Mails vor dem Absenden genauestens auf Empfänger, Formulierungen und die allgemeine Form zu achten. Dummerweise gibt es Menschen wie mich, die einen nervösen Klickfinger haben. Text tippen, schnell drüberschauen, absenden. Und genau in dem Moment, in dem die Mail raus ist, fällt auf: Hoppla, falscher Empfänger. Und der Anhang fehlt auch. Das ist bestenfalls ärgerlich, schlimmstenfalls katastrophal. Aber zum Glück gibt es deshalb in Microsoft Outlook die Möglichkeit, Mails zurückzurufen.

Outlook 2016 Mail zurückrufen

Kinderleichte 5-Schritt-Anleitung: Das Allyouneed Magazin zeigt Ihnen, wie Sie in Outlook eine bereits gesendete Nachricht zurückrufen.

Outlook: Mail zurückrufen – so geht´s

Um den E-Mail-Rückruf unter Outlook zu verwenden, sind einige Faktoren zu beachten. Diese finden Sie unterhalb des folgenden Workshops. Die grundsätzliche Vorgehensweise im aktuellen Outlook 2016 ist jedoch sehr einfach:

  1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie das Mailkonto, mit dem Sie die Mail versendet haben. Hier finden Sie den Ordner „Sent Items“ oder „Gesendete Objekte“. Wählen Sie die Mail aus, die Sie beim Empfänger löschen wollen.
    Outlook Mail zurückholen

    Gesendete Mails befinden sich im Ordner „Sent Items“ bzw. „Gesendete Nachrichten“.

  2. Klicken Sie die Mail doppelt an. Oben in der Toolbar finden Sie unterhalb von „Aktionen“ die Option „Diese Nachricht zurückrufen“. Klicken Sie diese an.
    Mail zurückrufen Outlook

    Wenn Sie die gesendete Mail öffnen, haben Sie die Möglichkeit, diese zurückzurufen.

  3. Outlook meldet jetzt, dass der Rückruf nur bei ungelesenen Nachrichten funktioniert. Sie haben nun die Wahl, die E-Mail zurückzurufen oder durch eine andere E-Mail zu ersetzen. Wählen Sie „Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“ und klicken Sie auf „OK“.
    Outlook Nachricht zurückholen

    Wählen Sie, ob Sie die Mail löschen oder korrigieren möchten.

  4. Ungelesene Kopien der Nachricht werden jetzt im Postfach des Empfängers gelöscht – allerdings nur, wenn sein E-Mail-System diese Funktion unterstützt. Siehe unten.
  5. Alternativ können Sie in Schritt 3 „Ungelesene Nachrichten durch eine neue Nachricht ersetzen“ auswählen. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, eine neue, korrigierte Fassung der E-Mail zu schreiben und zu senden.

Outlook: Der E-Mail-Rückruf klappt nicht immer

Der E-Mail-Rückruf funktioniert allerdings nicht immer. Wenn der Empfänger die Mail bereits gelesen hat, ist die Aktion zum Beispiel nicht mehr möglich. Deshalb sollten Sie einen Fehler unverzüglich korrigieren.

Outlook Exchange Mail zurückholen


Outlook: Die Rückrufoption einer E-Mail steht zur Verfügung, nachdem Sie auf „Senden“ geklickt haben und ist nur verfügbar, wenn der Empfänger über ein Exchange-Konto innerhalb derselben Organisation verfügt.

Ein weit größeres Problem ist die Tatsache, dass der Mail-Rückruf kein fest im E-Mail-System integrierter Standard ist; jeder Hersteller von Maillösungen kocht hier sein eigenes Süppchen. Der vollständige Rückruf einer E-Mail ist demzufolge in aller Regel nur möglich, wenn Sie sich innerhalb des gleichen Outlook-Netzwerks befinden, etwa innerhalb einer Firma mit gemeinsamem Exchange-Server. In allen anderen Szenarien ist der Rückruf nicht direkt möglich.

Fremdes Herrschaftsgebiet

Der Gedanke dahinter ist einfach: Auch wenn sich wohl jeder Mail-Nutzer schon einmal gewünscht hat, eine E-Mail ungeschehen machen zu können, ist das technisch aufgrund der Hierarchie des E-Mail-Systems nicht möglich. Sobald die Nachricht den hausinternen Server verlässt und Millisekunden später auf einem fremden Mailserver landet, gilt dort das Hausrecht samt technischem Sicherheitssystem. Der Versender hat zu Recht keinen Einfluss mehr darauf, ob die Mail gelöscht wird oder nicht. Das geht so weit, dass sogar der Webmailer von Microsoft outlook.com – auf dem sich ja alle Outlook-Mailadressen befinden – maximal 30 Sekunden Bedenkzeit erlaubt, bis die Mail unwiederbringlich intern versendet ist.

Outlook: Mit Bitte um Rückruf

In solchen Fällen greift aber ein anderes System von Outlook. Damit der Empfänger erkennt, dass die zugestellte Nachricht vorschnell versendet wurde, verschickt Outlook eine weitere Mail mit folgendem Inhalt: „(Versender) möchte die Nachricht‚ (Betreff)‘ zurückrufen.

Outlook E-Mail Rückruf

Klappt der Rückruf nicht, wird eine Widerruf-Bitte versendet.

Auf diese Weise kann auch ein Empfänger, der an einen fremden Mailserver angeschlossen ist, sehen, dass die Mail eigentlich gelöscht werden sollte. Allerdings kann ihn niemand am Lesen des Inhalts hindern.

Fazit: Es hilft leider nur selten

Für Anwender wie mich, die oft viel zu schnell auf „Senden“ klicken, ist die Rückruffunktion daher nur begrenzt nützlich. Innerhalb eines Unternehmens kann die Mail gegebenenfalls über die Option wieder eingefangen werden. Doch sobald die Nachricht das Unternehmen verlässt und einen fremden Mail-Nutzer erreicht, ist sie in der Welt und nicht mehr zu stoppen. In der Konsequenz kann das für Menschen wie mich nur bedeuten, dass ich Mails sorgfältiger verfassen muss – und dem Sendeknopf nicht zu nahe komme. Und wenn wir ehrlich sind, ist das auch die bessere Methode, um Ärger mit falsch formulierten oder an falsche Empfänger verschickten E-Mails zu vermeiden.

Hinweis der Redaktion: Die Screenshots und Anleitungstipps in diesem Allyouneed Magazin-Ratgeber beziehen sich auf Outlook 2016. Bei anderen Outlook-Versionen kommt es zu abweichenden Vorgehensweisen.

Lesetipp der Redaktion: Das Allyouneed Magazin zeigt, wie Sie in wenigen Schritten eine Abwesenheitsnotiz in Outlook anlegen können.