Mails in Microsoft Outlook archivieren – Anleitung

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Outlook archivieren: Wenn das Outlook-Postfach aus allen Nähten platzt, ist es an der Zeit, eine Archivierung zu starten. Dadurch kann Platz geschaffen werden, ohne dass Mails oder Inhalte verloren gehen.

Microsoft Outlook ist in Office-Umgebungen nach wie vor der Standard für alle Kommunikationsangelegenheiten. Allerdings hat Outlook in der Praxis oft das Problem, dass das Postfach vollläuft: entweder, weil die Administratoren zu wenig Speicherplatz zuordnen oder weil einfach zu viele E-Mails das Aufspüren von Nachrichten zu einem zeitaufwendigen Unterfangen machen. Dabei benötigen Sie die meisten Mails nicht einmal mehr. Eine Konversation, die Jahre her ist, können Sie theoretisch löschen. In der Praxis gibt es aber das Problem, dass Daten im Business-Umfeld archiviert werden müssen. Außerdem enthalten die Nachrichten oft wichtige Infos, die Sie vielleicht doch irgendwann noch einmal benötigen. Was also tun? Zum Glück können Sie Inhalte in Outlook archivieren.

E-Mails in Outlook 2016 archivieren – so geht’s

Bevor Sie Ihre E-Mails in Microsoft Outlook archivieren, kann es sinnvoll sein, die Nachrichten zunächst zu sortieren. Legen Sie Ordner an, in denen Sie die Mails, die archiviert werden sollen, nach Themen, Absender oder Datum sortieren. Das ist nicht zwingend nötig, sorgt aber später für eine bessere Übersicht. Anschließend können Sie mit der eigentlichen Archivierung der Nachrichten beginnen:

  1. Starten Sie wie gehabt Outlook auf Ihrem PC.
  2. Markieren Sie eine einzelne Nachricht, mehrere Nachrichten mit gedrückter (Strg)-Taste oder einen oder mehrere Nachrichtenordner.
  3. Klicken Sie oben im Menü auf „Archivieren“, um das Element ins Archiv zu verschieben.
  4. Beim ersten Mal fragt Outlook nach einem Archiv-Ordner. Sie können einen vorhandenen Ordner wählen oder einen von Outlook erstellen lassen (empfohlen).
  5. Die Nachrichten landen jetzt im Archiv-Ordner von Outlook. Dadurch haben Sie sie jederzeit zur Hand, sie stören aber nicht mehr im Posteingang. Gerade bei großen und vollen IMAP-Postfächern kann das sehr hilfreich sein.
Outlook archivieren

Outlook archivieren: Hier sehen Sie Punkt 3 unserer Anleitung. Klicken Sie oben im Menü auf „Archivieren“, um Nachrichten und Ordner zu archivieren.

Lesetipp der Redaktion: Outlook-Lesebestätigung bei E-Mails einrichten.

Outlook archivieren: E-Mails verschieben und Speicherplatz auf dem Server sparen

Allerdings bleiben die Nachrichten auf diese Weise weiterhin in Outlook und auf dem Mailserver erhalten. Sie sparen effektiv also kein Kilobyte Speicherplatz. Falls das Postfach weiter vollläuft und Sie unter Platzproblemen leiden, ist eine andere Vorgehensweise sinnvoll: Sie müssen die Nachrichten aus Outlook heraus als PST-Datei („Personal Store“) archivieren und anderswo auf dem PC speichern.

  1. Verschieben Sie zunächst alle E-Mails, die Sie archivieren wollen, in einen Ordner in Outlook. Am einfachsten geht das mithilfe der Archiv-Funktion.
  2. Klicken Sie anschließend in der Outlook-Menüzeile auf „Datei“.
  3. Wählen Sie im folgenden Menü „Öffnen und Exportieren“. Klicken Sie hier auf „Importieren/Exportieren“.
  4. Die Standardansicht von Outlook erscheint. Hier wird ein Fenster mit einem Auswahlmenü angezeigt. Wählen Sie „In Datei exportieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Wählen Sie jetzt den Eintrag „Outlook-Datendatei (.pst)“ und klicken Sie erneut auf „Weiter“.
  6. Nun können Sie das Postfach auswählen, das Sie als PST-Datei exportieren wollen. Klicken Sie zum Beispiel den Archiv-Ordner an, sofern Sie Ihre nicht mehr benötigten E-Mails hier abgelegt haben. Setzen Sie auf jeden Fall den Haken bei „Unterordner einbeziehen“, falls Sie auch alle Unterordner archivieren möchten. Klicken Sie danach auf „Weiter“.
  7. Nun müssen Sie noch einen Speicherort angeben. Outlook erstellt automatisch eine PST-Datei im Dokumente-Ordner, diese Voreinstellung können Sie übernehmen. Auf diese Weise wird Ihr Postfach entlastet, Ihre Mails bleiben aber im Rahmen von Backups oder Cloud-Synchronisation des Dokumente-Ordners überall erhalten. Die Voreinstellung „Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen“ können Sie beibehalten. Klicken Sie auf „Fertig stellen“.
  8. Sie können jetzt gegebenenfalls noch ein Passwort eingeben, um die Nachrichten zu schützen. Wenn Sie das nicht möchten, lassen Sie das Feld einfach leer. Klicken Sie auf „OK“: Die Dateien werden jetzt archiviert. Sie können die Original-Nachrichten im Archiv-Ordner anschließend löschen.
  9. Um eine Archivdatei zu öffnen, müssen Sie in Outlook über das Menü „Datei“ gehen und hier „Öffnen und Importieren“ wählen. Klicken Sie danach auf „Outlook-Datendatei öffnen“ und wählen Sie die Datendatei. Die Inhalte sehen Sie anschließend links in der Postfach-Leiste unter „Outlook-Datendatei“ angezeigt.
Outlook: E-Mails archivieren

E-Mails archivieren: Hier sehen Sie Schritt 4 unserer Anleitung. Wählen Sie „In Datei exportieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.

PST-Backup an einem sicheren Ort speichern

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre PST-Dateien jederzeit gut aufgehoben sind, können Sie diese von Zeit zu Zeit in einen Cloud-Dienst wie OneDrive oder Dropbox oder auf ein Backup-Laufwerk wie eine externe Festplatte verschieben. Alternativ bietet sich eine automatische Datensicherung mit dem Windows-Dateiversionsverlauf an, bei der alle Ordner und Dateien innerhalb des Benutzerordners automatisch auf der externen Festplatte gesichert werden.

Outlook archivieren: Backup

Sie können die Mail-Archivdatei überall ablegen, um sie zu sichern

Profi-Tipp: Mails in ein anderes Mail-Konto verschieben

Übrigens müssen Sie die Nachrichten nicht unbedingt kompliziert archivieren und auf der Festplatte speichern. Falls Sie noch ein Mailkonto mit viel Platz, etwa Googlemail, (www.gmail.com) besitzen, können Sie dieses einfach in Outlook einrichten.

    • Erstellen Sie hier anschließend einen Ordner, den Sie zum Beispiel „Outlook-Archiv“ nennen.
    • Markieren Sie die Mails, die Sie archivieren wollen.
    • Klicken Sie die markierten Nachrichten mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Verschieben -> [Ordner des anderen Kontos]“.

Achtung: Diese Vorgehensweise ist möglicherweise nur auf privat genutzten Mailkonten möglich und erlaubt. In Unternehmen könnte sie zu Problemen mit dem Datenschutz und der Compliance führen.

Auf diese Weise können Sie außerdem mit wenigen Klicks Mails von einem E-Mail-Konto auf ein anderes umziehen. Die Datenübertragung zwischen den Servern kann eine Weile dauern. Anschließend haben Sie wieder ordentlich Speicherplatz in Ihrem regulären Postfach frei.

Lesetipp der Redaktion: Der Urlaub steht vor der Tür und Sie brauchen eine Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mails? Dann nutzen Sie doch den Abwesenheits-Assistenten in Outlook. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten eine Abwesenheitsnotiz einrichten.