E-Mail-Signatur in Outlook ändern

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Eine E-Mail-Signatur ist eine praktische Methode, um Informationen an E-Mail-Empfänger weiterzugeben, etwa zu einer Website, weiteren E-Mail-Adressen oder Datenschutz-Infos. Microsoft Outlook erlaubt es, eigene Signaturen zu erstellen und zu ändern.




Egal ob im privaten Bereich oder im Business-Umfeld: Eine E-Mail-Signatur ist immer praktisch. Der kleine Textblock wird vom E-Mail-Programm Outlook automatisch an jede E-Mail angehängt und erspart Ihnen im Zweifel eine Menge Arbeit. So haben Sie hier die Möglichkeit, Infos zu kommunizieren, die für den Empfänger interessant sein können: Vom Hinweis auf die eigene Website oder den Twitter-Account im privaten Mailverkehr bis hin zu vollständigen Kontaktdaten, Steuernummern und Datenschutzhinweisen im Business-Umfeld ist alles denkbar.

Lesetipp der Redaktion: Schaffen Sie Platz in Ihrem Postfach. Mails in Microsoft Outlook archivieren – so geht’s.

Signatur per Mail, per Konto oder einfach immer

Zwar besitzen alle Mailprogramme – inklusive der meisten Webmailer – eine Signaturfunktion, doch besonders praktisch wird diese erst, wenn sie richtig eingerichtet ist. Ein typisches Szenario ist dabei die Verwaltung privater und geschäftlicher E-Mails in Microsoft Outlook. Und das wiederum erfordert die Möglichkeit, Mail-Signaturen nicht nur für jedes Konto, sondern gegebenenfalls auch für jede E-Mail separat anzulegen und bei Bedarf einzusetzen. Vielleicht soll Oma Erna ja eine andere Signatur bekommen als die Bekannten im Hundesportverein, obwohl die gleiche Mailadresse verwendet wird. Oder Sie wollen verschiedene Signaturen bei Bedarf nutzen. Das alles ist mit Outlook möglich.

E-Mail-Signatur in Outlook anlegen oder ändern: So geht’s

Das Anlegen und Ändern einer E-Mail-Signatur in Outlook ist kein Problem – wenn man weiß, wie es geht.

  1. Starten Sie Microsoft Outlook auf Ihrem PC.
  2. Klicken Sie auf „Datei“ > „Optionen“ > „E-Mail“ > „Signaturen“.
  3. Sie sehen jetzt den Signaturen-Editor. Klicken Sie auf „Neu“ und vergeben Sie einen eindeutigen Namen für die neue Signatur. Klicken Sie anschließend auf „OK“.
  4. Geben Sie im unteren Textfeld Ihre Signatur ein. Es ist übrigens sinnvoll, eine optische Trennung oberhalb der Signatur einzufügen. Geben Sie darunter alle Infos ein, die in die Signatur sollen. Sie können auch Hyperlinks erstellen oder den Text nach Ihren Wünschen formatieren.
  5. Sie können nun weitere Details festlegen: Wann soll die Signatur automatisch an eine Mail angefügt werden – und an welche Adresse? Wählen Sie das Mailkonto für die Signatur aus und geben Sie an, ob sie bei einer neuen Nachricht oder bei Weiterleitungen eingefügt werden soll. Klicken Sie anschließend auf „OK“ oder erstellen Sie weitere Signaturen.
  6. Wenn Sie jetzt eine neue E-Mail mit dem Mailkonto, dem Sie die Signatur zugeordnet haben, erstellen, wird diese automatisch eingefügt, sofern Sie in Schritt 5 die entsprechende Option gewählt haben. Das gleiche gilt, wenn Sie auf eine E-Mail antworten.
  7. Falls Sie einmalig eine andere Signatur in der E-Mail verwenden wollen, geht das auch: Klicken Sie oben im Mail-Editor auf „Signatur“ und wählen Sie die Signatur aus, die Sie einsetzen möchten. Die andere wird dann aus der E-Mail genommen. Anschließend können Sie die Mail absenden. Da klappt freilich nur, wenn Sie mehrere Signaturen angelegt haben.
  8. Sie können vorhandene Signaturen jederzeit überarbeiten, optimieren oder neue Signaturen anlegen. Auch hier hilft der Schalter „Signatur“ im E-Mail-Editor: Wählen Sie „Signatur“, um in den Editor zu gelangen.
E-Mail-Signatur anlegen

E-Mail-Signatur anlegen: Hier sehen Sie Schritt 4 unserer Anleitung: Wenn Sie viele Minuszeichen hintereinander eintippen, erstellt Outlook automatisch eine horizontale Linie.

Signaturen sinnvoll formatieren

Outlook bietet außerdem die Möglichkeit, die Signaturen zu formatieren. Hier ist allerdings Vorsicht geboten. Allzu aufdringliche Schriftgrößen, -formatierungen und -farben sind weder schön anzusehen noch sonderlich sinnvoll, weil sie vom Inhalt der E-Mails ablenken. Außerdem sorgen exotische Schriftarten vor allem für eines: Darstellungsfehler beim Empfänger. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, sollten Sie also „Standard-Schriftarten“ verwenden, die wirklich jeder PC, jedes Tablet und jedes Smartphone versteht. Diese sind gleichzeitig auch die Standard-Webschriftarten:

  • Arial (serifenlos)
  • Courier („Schreibmaschinenschrift“)
  • Georgia (mit Serifen)
  • Helvetica (serifenlos)
  • Times New Roman (mit Serifen)
  • Verdana (serifenlos)

Grundsätzlich gilt: Je exotischer die Schriftart, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass die Signatur nicht korrekt angezeigt wird. Hat der Empfänger außerdem HTML-Mails deaktiviert, sind ohnehin alle Formatierungen für die Katz.

E-Mail-Signatur bearbeiten

Übertreiben Sie es nicht mit exotischen Schriften – das sieht beim Empfänger in aller Regel nicht gut aus.



Signatur in Mailkonto (Microsoft Live) aufsetzen

Übrigens: Die Signaturen sind immer programmbasiert. Das heißt, dass eine Signatur, die Sie in Outlook verwenden, an Outlook geknüpft ist und nicht an die Mailadresse. Das sehen Sie, wenn Sie zum Beispiel eine Nachricht über den Microsoft-Live-Webmailer verschicken. Hier werden auch bei eingerichteter Signatur in Outlook zunächst keine Signaturen angezeigt. Das liegt daran, dass der Webmailer ein eigenes Programm ist, in dem Sie die Signatur separat einpflegen müssen. Unter outlook.com geht das so:

  1. Rufen Sie https://login.live.com auf und melden Sie sich dort mit Ihrer Microsoft-Mailadresse samt Passwort an.
  2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie danach „Alle Einstellungen anzeigen“. Alternativ können Sie auch direkt die URL https://outlook.live.com/mail/options/mail/layout aufrufen.
  3. Unter „Verfassen und Antworten“ finden Sie die Möglichkeit, eine Signatur zu erstellen. Kopieren Sie hier zum Beispiel die Signatur aus dem Outlook-Programm hinein. Wählen Sie außerdem, wann die Signatur automatisch eingefügt werden soll. Anschließend können Sie die Einstellungen mit dem „X“ oben rechts speichern und schließen.

Lesetipp der Redaktion: Das Allyouneed Magazin zeigt, wie Sie in wenigen Schritten eine Abwesenheitsnotiz in Outlook anlegen können.