Anleitung: Dateien in PDF umwandeln

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PDF umwandeln: Das PDF-Format hat sich seit Jahren als Standard zum Austausch von Dokumenten etabliert. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Dokumente ganz einfach ins PDF-Format umwandeln können.

Sie möchten einen Lebenslauf per E-Mail verschicken? Ein Word-Dokument mit anderen teilen und sicher sein, dass alle Formatierungen und Einstellungen wirklich passen? Oder einfach nur einen interessanten Artikel aus dem Internet archivieren? In allen Fällen ist die Nutzung von PDF-Dokumenten das Mittel der Wahl. Der Dokumentstandard von Adobe eignet sich perfekt dafür, Inhalte im Originalzustand zu sichern. Praktisch: Um PDF-Dokumente zu erstellen, benötigen Sie keine teure Zusatzsoftware. Lesen Sie hier, wie Sie ganz einfach PDF-Dateien aus beliebigen Quellen erstellen können.

So erstellen Sie PDF-Dateien direkt aus Word-Dokumenten

Seit Office 2010 hat Microsoft die Option in Word und Co. integriert, geöffnete Dokumente direkt als PDF abzuspeichern. Die Office-Suite erstellt dabei PDF-Dateien, die exakt so formatiert sind, wie die Originaldokumente. So konvertieren Sie ein Word-Dokument ins PDF-Format:

  1. Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie als PDF abspeichern möchten. Sind Sie mit dem Inhalt zufrieden, öffnen Sie den Dialog „Speichern unter“. Diesen finden Sie im Menü „Datei“ unter „Speichern unter“. Alternativ drücken Sie die Taste „F12“, um den Dialog direkt zu öffnen.
    Microsoft Word Menü Speichern unter
  2. Ändern Sie hier im Dropdown-Menü „Dateityp“ die Voreinstellung von „DOCX“ auf die Einstellung „PDF“. Auf Wunsch können Sie durch Auswahl von „Minimale Größe“ die Dateigröße des PDFs reduzieren. Das lohnt sich vor allem, wenn Sie einen Dokumententwurf mit vielen Bildern per Mail verschicken möchten.
    Word-Dokument als PDF speichern
  3. Mit einem Klick auf „Optionen“ können Sie das PDF detaillierter einstellen. Hier legen Sie beispielsweise fest, welche Dokumenteigenschaften in das PDF sollen. Hier finden Sie außerdem die Möglichkeit, das Dokument im PDF/A-Standard zu erzeugen, der sich für die Langzeitarchivierung anbietet. Optional können Sie auch noch ein Passwort vergeben, das beim Öffnen des Dokuments abgefragt wird.
    Erweiterte PDF-Optionen in Word
  4. Sind Sie mit den Einstellungen zufrieden, übernehmen Sie sie mit „Ok“. Anschließend konvertieren Sie das Word-Dokument mit einem Klick auf „Speichern“ in ein PDF. Word öffnet das fertige Dokument anschließend mit dem Standard-PDF-Viewer.
    Word-Dokument als PDF speichern

PDF-Dateien mit Windows 10 erstellen

Das aktuelle Windows 10 bietet erstmals in der Windows-Geschichte die Möglichkeit, PDF-Dateien direkt mit Bordmitteln zu erstellen. Microsoft hat dazu einen sogenannten PDF-Drucker in das Betriebssystem integriert. Er lässt sich in allen Anwendungen nutzen, die eine Druckfunktion anbieten. Beispielsweise können Sie einen Artikel auf einer Webseite als PDF abspeichern oder Fotos in PDF umwandeln. Die Nutzung des Windows-PDF-Druckers ist einfach:

  1. Öffnen Sie das Programm und den Inhalt, den Sie als PDF sichern möchten. Anschließend rufen Sie über das Programmmenü die Druckfunktion auf. In den meisten Programmen lässt sich diese auch über die Tastenkombination „Strg + P“ oder „Umschalttaste + Strg + P“ öffnen.
    Menüpunkt Drucken in Google Chrome
  2. Im Dialog „Drucken“ können Sie einen Drucker auswählen. Die PDF-Funktion von Windows 10 ist hier unter dem Namen „Microsoft Print-to-PDF“ aufgeführt. Markieren Sie sie, um das Feature als „Drucker“ festzulegen.
    Microsoft Print to PDF Drucker
  3. Auf Wunsch können Sie mit einem Klick auf „Einstellungen“ noch ein wenig Feintuning vornehmen. Die Optionen sind überschaubar, aber trotzdem nicht unwichtig. Unter anderem haben Sie die Möglichkeit, das PDF im Hoch- oder Querformat zu sichern sowie die Papiergröße einzustellen. Letzteres ist vor allem dann wichtig, wenn das PDF später noch mit einem echten Drucker zu Papier gebracht werden soll.
    Erweiterte Einstellungen vom Microsoft PDF Drucker
  4. Sind Sie mit den Einstellungen zufrieden? Dann übernehmen Sie sie mit einem Klick auf „Ok“ und starten Sie mit „Drucken“ die PDF-Erstellung. Windows 10 öffnet nun einen Speichern-unter-Dialog. Hier legen Sie den Titel des PDFs sowie den Speicherort fest. Mit Auswahl von „Speichern“ erzeugt das System das fertige PDF.

PDF per PDF-Drucker erstellen

Wenn Ihnen die Funktionen des Windows-10-eigenen PDF-Druckers nicht ausreichen oder Sie noch mit Windows 7 oder Windows 8.1 arbeiten, können Sie einen alternativen PDF-Drucker verwenden. Es gibt eine ganze Reihe von Tools, die Windows um eine PDF-Ausgabefunktion erweitern. Eine der zuverlässigsten ist das kostenlose doPDF. Das Tool erstellt einen virtuellen Drucker, der ähnlich wie die PDF-Funktion von Windows 10 das Erstellen von PDF-Dokumenten aus beliebigen Anwendungen erzeugt. Sie finden das Gratis-Programm zum Herunterladen unter diesem Link.

Nach der Installation taucht doPDF als PDF-Drucker im Druckdialog von Windows auf. Die Nutzung erfolgt analog zu der des Windows-10-Druckers: Sie öffnen den Druckdialog und wählen doPDF als Standarddrucker aus. Über „Einstellungen“ können Sie nun bei Bedarf noch einige erweiterte Eigenschaften des späteren PDF-Dokuments festlegen. Unter anderem erlaubt doPDF, die Druckauflösung in DPI einzustellen – das ist vor allem dann wichtig, wenn Sie Grafiken später noch im Copyshop oder auf einem Drucker ausgeben möchten. Die Voreinstellung von 300 dpi ist hier in der Regel ausreichend. Mit niedrigeren Einstellungen können Sie alternativ für kleinere PDFs sorgen.

Mit einem Klick auf „Drucken“ öffnet sich der Speicherdialog von doPDF. Hier legen Sie einen Dateinamen und den Speicherort fest. Auf Wunsch können Sie noch zwischen drei Qualitätsstufen für die Kompression von Grafiken wählen; die Voreinstellung ist meist der perfekte Mittelweg zwischen Dateigröße und Qualität. Mit einem Klick auf „Ok“ erstellt doPDF schließlich ein PDF-Dokument.

PDF-Dokumente mit Online-Konvertern erstellen

Eine Alternative zur Installation von Drittanbieterprogrammen liefern PDF-Konverter im Internet. Sie bieten die Möglichkeit, (fast) beliebige Dokumenttypen über den Browser hochzuladen und ohne Zusatzkosten in ein PDF-Dokument umzuwandeln. Der große Vorteil ist, dass Sie die Dienste von überall aus nutzen können, etwa in einem Internetcafé. Wir haben eine Reihe von Online-Konvertern getestet. Am meisten überzeugt hat uns der Gratis-PDF-Konverter von Online2PDF. Er wandelt Office-Dokumente, Bilder, Excel-Listen und mehr in Sekundenschnelle zu sauber formatierten PDFs um und bietet auf Wunsch eine Reihe von erweiterten Funktionen.

Online PDF-Konverter

Online2PDF ist ein sehr guter und komplett kostenloser PDF-Konverter im Internet.

Die Nutzung ist einfach: Klicken Sie auf der Startseite von Online2PDF auf „Durchsuchen“ und wählen Sie im aufklappenden Dialog die Dateien aus, die Sie zu PDFs konvertieren möchten. Sie können bis zu zwanzig Dateien in einem Rutsch umwandeln. Mit „Konvertieren“ starten Sie die PDF-Erstellung. Das fertige Dokument öffnet sich nach der Umwandlung automatisch. Konvertieren Sie mehrere Dateien, erhalten Sie ein ZIP-Archiv zum Download.

Wenn Sie mit den Voreinstellungen nicht zufrieden sind, haben Sie die Möglichkeit, die Online-PDFs umfassend anzupassen. Bei Word-Dokumenten erscheint beispielsweise eine Schere neben dem Dateinamen. Klicken Sie diese an, können Sie zum Beispiel die Reihenfolge der Seiten im Dokument anpassen oder bestimmte Seiten aus dem PDF ausschließen. Über die verschiedenen Reiter im Bereich „Einstellungen“ erlaubt Online2PDF weitere Anpassungen. Hier können Sie unter anderem das PDF-Layout anpassen, die Bildqualität regeln oder über „Schutz“ diverse Maßnahmen wie einen Passwortschutz aktivieren. Probieren Sie es einfach aus!

Online PDF-Koverter

Online2PDF bietet umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten zur Erstellung von PDF-Dokumenten.