Abwesenheitsnotiz in Outlook anlegen – so geht´s

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Egal ob Urlaub, Dienstreise oder Krankheit: Wenn Sie nicht am Arbeitsplatz sind, hilft eine Abwesenheitsnachricht in Microsoft Outlook dabei, dass Ihr Postfach nicht aus allen Nähten platzt. Zudem können Sie dadurch Aufgaben und Termine an Kollegen delegieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten.



Microsoft Outlook ist ein praktischer Helfer in sämtlichen Bereichen, die mit der Office-Kommunikation zu tun haben. Ob Termine oder Mails – die Software verwaltet alles effektiv und sorgt für Ordnung. Doch was, wenn Sie aus irgendwelchen Gründen für einen längeren Zeitraum nicht am Platz sind? Eine spontane Dienstreise, der dreiwöchige Sommerurlaub oder eine Erkrankung können dafür sorgen, dass Ihr Postfach nach Ihrer Rückkehr förmlich explodiert. Abgesehen davon, dass zu spät bearbeitete oder gar unbeantwortete Mails schlimmstenfalls Kollegen oder Kunden verärgern können.

abwesenheitsnotiz outlook

Abwesenheitsnotiz einrichten: Das Allyouneed Magazin zeigt, wie Sie in wenigen Schritten eine Abwesenheitsnotiz in Outlook anlegen können.

In solchen Fällen bietet es sich an, den Mailkontakten eine Nachricht darüber zukommen zu lassen, wie lange Sie nicht per E-Mail erreichbar sind. Und welcher Ansprechpartner im Unternehmen gegebenenfalls Ihre Aufgaben übernimmt. Die Nachricht wird automatisch als Mail-Antwort verschickt, sobald Sie sie definiert haben. Mit Outlook ist eine solche Abwesenheitsnotiz schnell erstellt.

Outlook: Abwesenheitsnotiz einrichten

Vor der Erstellung einer Outlook Abwesenheitsnotiz sollten Sie überlegen, ob diese generell gelten soll, etwa wenn Sie im Urlaub sind. Oder ob Sie die Abwesenheitsmeldung von bestimmten Regeln abhängig machen wollen.

Abwesenheitsnotiz einrichten Outlook

Abwesenheitsnotiz einrichten: Der wohlverdiente Sommerurlaub steht bevor und Sie brauchen eine Abwesenheitsnotiz? Der Abwesenheits-Assistent in Outlook versieht Ihre E-Mails mit einer automatischen Antwort.



Ein Klassiker wäre zum Beispiel, dass Sie die E-Mails einer bestimmten Person aufgrund eines Aufgaben- oder Positionswechsels an einen Kollegen weiterleiten möchten. Doch beginnen wir zunächst mit der „einfachen“ Variante für Urlaub, Dienstreisen und Krankheit:

  1. Starten Sie Outlook 2016 und klicken Sie auf den Menüpunkt „Datei“. Hier finden Sie die Option „Automatische Antworten“. Klicken Sie diese an.
    Automatische Antworten: Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten

    Outlook: Mit zwei Klicks können Sie die Abwesenheitsnotiz formulieren.

  2. Ein Nachrichten-Fenster öffnet sich, in dem Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit definieren können.
  3. Geben Sie außerdem eine Abwesenheitsnachricht ein, in der Sie kurz auf den Zeitraum Ihrer Abwesenheit eingehen und gegebenenfalls an einen Kollegen verweisen. Sie haben außerdem Formatierungsoptionen.
    Automatische Antworten Outlook Abwesenheit

    Eine gut formulierte Notiz spart Arbeit nach dem Urlaub.

  4. Bestätigen Sie mit „OK“, um die Abwesenheitsnotiz für den genannten Zeitraum zu schalten.

Anleitung: Abwesenheitsnotiz als Regel definieren

Im zweiten Fall geht es zum Beispiel darum, die Nachrichten eines bestimmten Kunden an einen Kollegen weiterzuleiten. Natürlich sollten Sie dem Kunden und dem Kollegen vorab Bescheid geben, trotzdem kann es immer wieder vorkommen, dass dennoch Sie aus Versehen kontaktiert werden. Um einen Overhead bei der Mail-Weiterleitung zu vermeiden und das Delegieren sauber zu gestalten, können Sie in Outlook Regeln anlegen.

  1. Öffnen Sie Outlook, klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie hier „Automatische Antworten“.
  2. Setzen Sie jetzt einen Zeitraum ab sofort bis weit in die Zukunft, etwa: heute bis heute in 50 Jahren.
  3. Schreiben Sie wie gehabt Ihre Abwesenheitsnotiz.
  4. Klicken Sie jetzt auf „Regeln“: Die Regel-Übersicht öffnet sich. Hier können Sie mit „Regel hinzufügen“ eine neue Bedingung einrichten.
  5. Fügen Sie die Mailadresse des Kontakts in das Feld „Von“ ein.
  6. Nun können Sie entscheiden, was mit der Mail passieren soll. Es ist im geschilderten Szenario natürlich sinnvoll, diese an den zuständigen Kollegen weiterzuleiten. Tragen Sie also im Feld „Weiterleiten“ die Mailadresse Ihres Kollegen ein.
    Outlook Abwesenheitsnotiz erstellen Regeln

    Mit den richtigen Regeln können Sie für verschiedene Absender verschiedene Nachrichten definieren..

  7. Wählen Sie als „Methode“ den Punkt „Original“. Auf diese Weise wird die Nachricht unverändert an den Kollegen weitergeleitet.
  8. Zusätzlich sollten Sie noch eine Antwort definieren. Setzen Sie einen Haken bei „Antworten mit“ und verfassen Sie eine Nachricht mit Informationen zur Dauer Ihrer Abwesenheit und gegebenenfalls den Kontaktdaten Ihres Vertreters.
  9. Klicken Sie auf „OK“. Die Regel ist definiert. Wenn Sie der Kunde nun wieder anschreibt, wird die Nachricht automatisch mit dem Hinweis auf den Kollegen beantwortet. Gleichzeitig wird die Mail an Ihren Kollegen weitergeleitet.

Outlook Abwesenheitsnotiz: Weitere Tricks mit Regeln

Outlook bietet eine Reihe von praktischen Regeln an, um die Mailbearbeitung zu delegieren. So können Sie die Nachrichten auch nach Größe oder abhängig davon, ob sie einen Anhang haben, weiterleiten oder automatisch beantworten. Die dazu nötigen Optionen finden Sie unter „Erweitert“ im Fenster zur Regel-Bearbeitung.

Outlook Abwesenheitsnotiz weiterleiten

Mit den richtigen Regeln können Sie für verschiedene Absender verschiedene Nachrichten definieren.

Besonders praktisch ist dabei die Möglichkeit, mehrere Regeln zu kombinieren. So können Sie zum Beispiel dafür sorgen, dass in Ihrer Abwesenheit bestimmte Mails – etwa die vom Betriebsrat oder Ihrem Chef – an eine andere Mailadresse, etwa Ihre Privatadresse, weitergeleitet werden. Natürlich nur, wenn die Firmenpolitik und Ihre persönliche Komfortzone so etwas ermöglichen. Oder Sie können mit dem Haken „Wichtigkeit“ definieren, dass nur noch Mails durchkommen, die einen bestimmten Grad an Wichtigkeit haben. Die Kombinationen sind vielfältig – und mit ein wenig Kreativität können Sie Ihre Mails auf diese Weise optimal verwalten.


Outlook Abwesenheitsnotiz: Was tun, wenn das Mailkonto die Funktion nicht unterstützt?

Viele Mailkonten von Drittanbietern unterstützen die Funktion von Outlook leider nur, wenn der Rechner an ist. Das ist natürlich nicht sinnvoll. In diesen Fällen können Sie die Abwesenheitsnotiz nicht direkt über Outlook erstellen, sondern müssen das E-Mail-Konto direkt öffnen. Am besten über die Web-Oberfläche, die bei Anbietern wie GMX, Googlemail, Apple aber auch Microsoft oder anderen zur Verfügung steht. Hier gibt es immer eine Option, eine Abwesenheitsnotiz ähnlich wie unter Outlook zu definieren.

Wichtig bei der Outlook Abwesenheitsnotiz: Den richtigen Ton treffen

Grundsätzlich gilt bei jeder Abwesenheitsnotiz, dass sie sachlich und informativ sein soll: Nichts nervt mehr, als ein komplizierter oder nicht angemessener Text. Natürlich können Sie Ihre Kollegen mit der Nachricht „Bin im Urlaub und sitze am Strand, während Ihr bei der Arbeit friert“ aufziehen. Das dürfte in den meisten Fällen aber eher Gift für das Betriebsklima sein.

Abwesenheitsnotiz in Outlook 2016 anlegen

Nutzen Sie Outlook geschäftlich? Dann macht es Sinn, zwei unterschiedliche Abwesenheitsmeldungen anzulegen: eine für Ihre Kollegen („Innerhalb meiner Organisation“), eine für Ihre Geschäftskontakte („Außerhalb meiner Organisation“).

Halten Sie die Abwesenheitsnotiz also möglichst kurz und informativ und schreiben Sie zum Beispiel hinein, wann Sie wieder im Büro sind und wer sich so lange um Ihre Angelegenheiten kümmert.

Text- und Formulierungsvorschläge für Ihre Abwesenheitsnotiz

Verzichten Sie außerdem darauf, Ihre Handynummer für „dringende Fälle“ zu nennen: Die können Sie besser Ihrer Vertretung hinterlassen, falls wirklich einmal Ihre Hilfe benötigt wird. Auch Details über Krankheit, Geschäftsreise oder Urlaub sind in der Abwesenheitsnotiz nicht angebracht. Wenn Sie diese Hinweise berücksichtigen, ist es nicht schwierig, eine Abwesenheitsnotiz angemessen zu formulieren. Nichtsdestotrotz möchten wir Ihnen an dieser Stelle einige Textvorlagen mit auf den Weg geben, die Sie natürlich gerne übernehmen dürfen.


Outlook Abwesenheitsnotiz – Formulierungsbeispiele

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre E-Mail.

Leider bin ich zwischen dem (Datum) und dem (Datum) nicht im Büro. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet.
In dringenden Fällen hilft Ihnen mein Kollege Martin Mustermann (Mailadresse, Telefonnummer) aber gerne weiter.

Mit freundlichen Grüßen
(Signatur)

In internationalen Unternehmen können Sie auch (zusätzlich) eine englischsprachige Abwesenheitsnotiz verfassen:

Dear Sir or Madam,
Thank you for your message.

I’m currently out of office without being able to access my e-mail. I’ll be back on (Datum englische Schreibweise) and will then answer your mail as soon as possible. In case of urgent matter, please contact my colleague Mr. Mustermann (Mailadresse, Telefonnummer mit internationaler Vorwahl).

Yours faithfully,
(Signatur)

Mithilfe der Regeln können Sie auch andere, humorigere (hier ist Fingerspitzengefühl gefragt) oder persönlichere Abwesenheitsnotizen für Kollegen setzen, mit denen Sie befreundet sind. Oder auch für Kunden, mit denen Sie einen unkonventionellen, persönlichen Stil pflegen, was je nach Branche und Position durchaus möglich ist. Hier sind den Formulierungen wenig Grenzen gesetzt.

Etwa:

Hallo Kollegen,
leider kann ich diese Mail gerade nicht bearbeiten, weil ich bis zum (Datum) im Urlaub bin. Sobald ich wieder da bin, kümmere ich mich gerne um Euer Anliegen. In der Zwischenzeit vertritt mich Martin (Mailadresse, Telefonnummer).

Liebe Grüße
(Signatur)

Verzichten Sie auf Prahlerei oder Persönliches, das schadet nur dem Betriebsklima oder geht die Kollegen schlicht nichts an. Welche Formulierung Sie im Detail wählen, bleibt natürlich immer Ihnen überlassen. Doch eines ist sicher: Mithilfe einer Outlook Abwesenheitsnotiz halten Sie sich in Situationen, in denen Sie nicht im Büro sind, unliebsame Überraschungen nach Ihrer Rückkehr vom Hals und verhindern, dass Abläufe behindert werden. Und das sollte den (kleinen) Aufwand, eine Notiz und eventuell ein, zwei Regeln aufzusetzen, allemal wert sein.

Hinweis: Die Screenshots und Anleitungen in diesem Ratgeber beziehen sich auf Microsoft Outlook 2016.

Lesetipp der Redaktion: Schützen Sie Ihren PC oder Ihr Notebook (unter Windows 10) mit einer PIN statt mit einem Passwort. Wir zeigen in einer einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie das geht.